4 askelta salatun sähköpostin käyttöönottoon yrityksessäsi

Sähköposti on yritysten tärkeimpiä viestintävälineitä, mutta tiedätkö, että tavallinen sähköposti on kuin avoin postikortti? Kuka tahansa reitin varrella voi lukea sen sisällön. Yrityksesi sähköposteissa liikkuu päivittäin arkaluontoista tietoa – henkilötietoja, sopimuksia, tunnuksia ja salasanoja – joiden päätyminen vääriin käsiin voi aiheuttaa merkittäviä tietoturvariskejä. Salattu sähköposti tarjoaa ratkaisun tähän ongelmaan. Tässä artikkelissa käymme läpi neljä selkeää askelta, joiden avulla voit ottaa salatun sähköpostin käyttöön yrityksessäsi turvallisesti ja tehokkaasti.

Miksi salattu sähköposti on välttämättömyys nykyajan yrityksille?

Tavallinen sähköposti on perusteiltaan turvaton viestintäkanava. Viestit kulkevat internetin läpi selkokielisinä, ja ne voivat päätyä monien palvelimien kautta, joissa ne ovat alttiina tietoturvahyökkäyksille. Tietomurrot ja verkkourkinta ovat arkipäivää – vuonna 2023 tietoturvaloukkausten määrä kasvoi Suomessa merkittävästi edellisvuoteen verrattuna.

Salattu sähköposti suojaa viestisi salakirjoittamalla ne niin, että vain tarkoitetut vastaanottajat voivat lukea niiden sisällön. Tämä on erityisen tärkeää, kun käsitellään arkaluontoisia tietoja, kuten henkilötietoja, taloustietoja tai liikesalaisuuksia. EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) ja muu lainsäädäntö edellyttävät yrityksiltä asianmukaisia teknisiä toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi – salattu sähköposti on yksi keskeisimmistä keinoista täyttää nämä velvoitteet.

Yrityksen koosta riippumatta tietoturvariskit ovat todellisia. Pk-yritykset ovat usein houkuttelevia kohteita kyberrikollisille, koska niiden tietoturva saattaa olla suuryrityksiä heikompi. Salaamaton viestintä on aina riski, joka voi johtaa tietovuotoihin, mainehaittoihin ja taloudellisiin menetyksiin.

1: Kartoita yrityksesi sähköpostiviestinnän tietoturvatarpeet

Ennen salatun sähköpostin käyttöönottoa on tärkeää analysoida, millaista tietoa yrityksessäsi liikkuu sähköpostitse. Käy läpi, kuinka usein käsittelette esimerkiksi henkilötietoja, tilitietoja, sopimuksia tai muita luottamuksellisia dokumentteja. Tunnista kriittiset liiketoimintaprosessit, joissa tietoa vaihdetaan sähköpostitse ulkoisten sidosryhmien kanssa.

Arvioi nykyisten käytäntöjenne puutteet. Selvitä, miten työntekijät tällä hetkellä toimivat luottamuksellisen tiedon kanssa. Käyttävätkö he suojaamattomia liitetiedostoja tai jakavatko he salasanoja tavallisissa sähköposteissa? Eri toimialoilla on myös omia erityisvaatimuksia – esimerkiksi terveydenhuollossa, finanssialalla ja lakipalveluissa on tiukemmat vaatimukset tietojen käsittelyyn.

2: Valitse yrityksellesi sopiva sähköpostin salausratkaisu

Sähköpostin salaamiseen on olemassa useita teknisiä vaihtoehtoja, joilla on omat vahvuutensa ja heikkoutensa. Keskeisiä ominaisuuksia, joihin kannattaa kiinnittää huomiota, ovat helppokäyttöisyys, yhteensopivuus nykyisen sähköpostijärjestelmän kanssa sekä käyttäjäystävällisyys. PK-yrityksille erityisen tärkeää on ratkaisu, joka ei vaadi merkittäviä muutoksia nykyisiin työtapoihin.

Erilaisia vaihtoehtoja ovat mm. TLS-salaus (Transport Layer Security), päästä-päähän-salaus, selainpohjaiset ratkaisut ja portaalisalaus. Näistä päästä-päähän-salaus tarjoaa vahvimman suojan, mutta voi olla monimutkaisempi käyttää. Ratkaisu, joka integroituu saumattomasti olemassa oleviin järjestelmiin kuten Microsoft 365:een tai Google Workspaceen, on usein käytännöllisin valinta.

MagicSafeMail on esimerkki ratkaisusta, joka on suunniteltu erityisesti PK-yrityksille. Se toimii suoraan käyttäjän nykyisen sähköpostiohjelman kautta ilman tarvetta uusille ohjelmistoille. MagicSafeMail mahdollistaa sähköpostin koko viestiliikenteen salaamisen ja toimii saumattomasti MagicOffice, Microsoft 365 ja Google Workspace -palvelujen kanssa. Erityisen käytännöllinen ominaisuus on mahdollisuus lähettää kertaluontoinen salasana vastaanottajan matkapuhelimeen, kun ehdotonta luottamuksellisuutta tarvitaan.

3: Miten toteutat salatun sähköpostin käyttöönoton teknisesti?

Salatun sähköpostin käyttöönotto on tekninen prosessi, joka vaatii huolellista suunnittelua. Asennus- ja konfigurointivaiheessa on tärkeää varmistaa, että järjestelmä toimii saumattomasti muiden käytössä olevien sovellusten kanssa. Huolellinen testaus ennen laajamittaista käyttöönottoa on välttämätöntä mahdollisten ongelmatilanteiden tunnistamiseksi ja korjaamiseksi.

IT-kumppanin rooli on keskeinen onnistuneessa käyttöönotossa. Asiantunteva kumppani voi auttaa valitsemaan sopivan ratkaisun, suorittaa asennukset ja varmistaa, että kaikki toimii oikein. Teknisten yksityiskohtien lisäksi on tärkeä huomioida myös käyttäjäkokemus ja varmistaa, että salatun sähköpostin käyttö on mahdollisimman vaivatonta.

Salauksen lisäksi tulee huomioida myös muut tietoturvan peruspilarit. Vahvojen, uniikkien salasanojen käyttö ja monivaiheinen tunnistautuminen (MFA) ovat olennainen osa kokonaisvaltaista tietoturvaa. Nämä ominaisuudet tulisi ottaa käyttöön samanaikaisesti salatun sähköpostin kanssa, jotta kokonaisturvallisuus paranee merkittävästi.

4: Kouluta henkilöstö salatun sähköpostin käyttöön

Edes paras tekninen ratkaisu ei tuota toivottua tulosta, jos henkilöstö ei osaa käyttää sitä oikein. Koulutus on kriittinen osa onnistunutta käyttöönottoa. Järjestä selkeitä koulutussessioita, joissa käydään läpi salatun sähköpostin käyttö käytännön esimerkkien avulla. Opasta tunnistamaan, milloin viesti tulisi salata ja miten salaus teknisesti toteutetaan.

Tietoturvallisten toimintatapojen juurruttaminen vaatii aikaa ja toistoa. Laadi selkeät, visuaaliset ohjeet, jotka ovat helposti saatavilla esimerkiksi intranetissä. Ohjeissa tulee käsitellä myös toiminta tietoturvapoikkeamatilanteissa – jos esimerkiksi arkaluontoista tietoa lähetetään vahingossa salaamattomana, työntekijöiden tulee tietää, miten tilanteessa toimitaan.

Jatkuva koulutus on tärkeää, sillä tietoturvariskit ja teknologiat muuttuvat. Järjestä säännöllisiä kertauskoulutuksia ja pidä henkilöstö ajan tasalla uusista uhkista ja parhaista käytännöistä. Muista, että uudet työntekijät tarvitsevat perehdytyksen salatun sähköpostin käyttöön osana normaalia perehdytysprosessia.

Näin Micro Magic tukee yrityksesi tietoturvallista viestintää

Salattu sähköposti on enemmän kuin vain tekninen ratkaisu – se on osa yrityksen kokonaisvaltaista tietoturvaa ja vastuullista liiketoimintaa. Sähköpostin salaaminen suojaa yrityksesi arkaluontoista tietoa, vahvistaa asiakkaiden luottamusta ja auttaa noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä. Luotettava IT-kumppani voi tehdä tästä prosessista huomattavasti helpomman.

Micro Magic toimii yrityksesi tukena salatun sähköpostin käyttöönotossa ja ylläpidossa. Tarjoamme MagicSafeMail-ratkaisun, joka on erityisesti suunniteltu pienten ja keskisuurten yritysten tarpeisiin. Palvelumme sisältää asiantuntijatukea käyttöönotossa, henkilöstön koulutusta ja jatkuvaa IT-käyttäjätukea. MagicSafeMail integroituu saumattomasti nykyisiin järjestelmiin, joten käyttöönotto tapahtuu nopeasti ja vaivattomasti.

Liiketoimintanne turvallisuus on meille tärkeää. Jos haluat kuulla lisää, miten voimme auttaa yrityksesi sähköpostiviestinnän suojaamisessa, ota yhteyttä asiantuntijoihimme. Yhdessä voimme varmistaa, että arkaluontoiset tietonne pysyvät salassa ja että viestintänne täyttää kaikki tietoturvan ja lainsäädännön vaatimukset.