Kuka valvoo yrityksesi IT-ympäristöä?

Yrityksen arki on yhä vahvemmin digitaalisten palveluiden varassa. Sähköposti, tiedostot, taloushallinto, asiakastiedot ja liiketoiminnan kannalta tärkeät järjestelmät toimivat pilvipalveluissa ja ovat käytössä ympäri vuorokauden.

Monessa yrityksessä oletetaan, että kaikki on kunnossa niin kauan kuin työntekijät eivät ilmoita ongelmista. Todellisuudessa tietoturvariskit, käyttöoikeuspuutteet, laiteviat tai poikkeavat kirjautumiset voivat jäädä huomaamatta pitkäänkin.

Siksi jokaisen yrityksen kannattaa pysähtyä miettimään yhtä yksinkertaista kysymystä:

Kuka tietää, mitä yrityksesi IT-ympäristössä tapahtuu juuri nyt?

Toimiva IT ei tarkoita vain sitä, että ongelmia korjataan

Perinteisesti IT:tä on tarkasteltu reagoimalla ongelmiin sitten, kun ne ovat jo häirinneet toimintaa.

Nykyisessä toimintaympäristössä tämä ei enää riitä.

Yrityksen kannalta olennaisia kysymyksiä ovat esimerkiksi:

• Yritetäänkö käyttäjätileille kirjautua epätavallisista sijainneista?
• Ovatko työntekijöiden käyttöoikeudet ajan tasalla?
• Onko päätelaitteissa tai palveluissa alkavia vikatilanteita?
• Toimivatko varmuuskopiot varmasti?
• Kuka reagoi, jos poikkeama havaitaan?
• Kyse ei ole pelkästään tietoturvasta. Kyse on liiketoiminnan jatkuvuudesta.

Kun ongelma havaitaan ajoissa, sen vaikutukset ovat usein pienet. Kun ongelma huomataan liian myöhään, seuraukset voivat näkyä käyttökatkoina, tietojen menetyksinä, ylimääräisenä työnä tai pahimmillaan liiketoiminnan keskeytymisenä.

Johdon ei tarvitse seurata lokitietoja, mutta jonkun pitää

Yrityksen johdon tehtävä ei ole seurata teknisiä hälytyksiä tai analysoida järjestelmälokeja.

Johdon vastuulla on kuitenkin varmistaa, että joku tekee sen.

Hyvä nyrkkisääntö on, että yrityksen pitäisi pystyä vastaamaan ainakin seuraaviin kysymyksiin:

• Kuka vastaa IT-ympäristön valvonnasta?
• Mitä järjestelmiä ja laitteita seurataan?
• Kuka käsittelee hälytykset?
• Kuinka nopeasti vakaviin tilanteisiin reagoidaan?
• Miten poikkeamista raportoidaan johdolle?
• Miten varmistetaan, että käyttöoikeudet ja tietoturva pysyvät ajan tasalla?

Jos vastaukset ovat epäselviä, myös vastuut ovat usein epäselviä.

Kolme käytännön esimerkkiä

1. Poikkeava kirjautuminen havaitaan ajoissa

Tilanne: Asiantuntijayrityksen käyttäjätilille kohdistuu kirjautumisyrityksiä maasta, jossa yrityksellä ei ole toimintaa eikä työntekijöitä.

Toimenpide: Poikkeama tunnistetaan nopeasti ja tunnus voidaan tarvittaessa suojata ennen kuin vahinkoa pääsee syntymään.

Vaikutus: Yrityksen näkökulmasta tärkeintä ei ole itse hälytys, vaan se, että siihen reagoidaan. Ilman aktiivista seurantaa tapahtuma saattaisi jäädä huomaamatta.

2. Entisen työntekijän käyttöoikeudet jäävät voimaan

Tilanne: Kasvavassa yrityksessä henkilöstö vaihtuu ja roolit muuttuvat. Käyttöoikeuksien tarkastuksessa havaitaan, että vanhalla käyttäjätilillä on edelleen pääsy liiketoimintasovellukseen ja dokumentteihin.

Toimenpide: Oikeudet poistetaan ja käyttäjähallinnan prosessia kehitetään.

Vaikutus: Yritys saa paremman näkyvyyden siihen, kenellä on pääsy mihinkin tietoihin.

3. Alkava laitevika ei ehdi aiheuttaa käyttökatkoa

Tilanne: Yrityksen keskeisen palvelimen levytila alkaa täyttyä ja järjestelmän suorituskyky heikkenee.

Toimenpide: Käyttäjät eivät ole vielä havainneet ongelmaa, mutta poikkeama tunnistetaan jo ennen varsinaista häiriötä.

Vaikutus: Tilanne voidaan korjata hallitusti ilman keskeytystä liiketoimintaan.

IT-ympäristön valvonta on paljon enemmän kuin hälytyksiä

Moni mieltää valvonnan pelkästään teknisten hälytysten seuraamiseksi.

Todellisuudessa toimiva palvelu koostuu useasta osa-alueesta:

• Päätelaitteiden hallinnasta
• Tietoturvaratkaisuista
• Ohjelmisto- ja tietoturvapäivityksistä
• Pilvipalveluiden seurannasta
• Käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien hallinnasta
• Varmuuskopioiden valvonnasta
• Hälytysten käsittelystä
• Asiantuntijoista, jotka osaavat reagoida havaintoihin

Tavoitteena ei ole kerätä mahdollisimman paljon teknistä tietoa. Tavoitteena on tunnistaa liiketoiminnan kannalta olennaiset tapahtumat ja huolehtia siitä, että niihin reagoidaan sovitulla tavalla

Yrityksen ei tarvitse tehdä kaikkea itse

Harvalla PK-yrityksellä on omaa tietoturvatiimiä tai ympärivuorokautista IT-valvontaa. Siksi monet yritykset hankkivat IT-ympäristön valvonnan, ylläpidon ja tietoturvan palveluna.

Tällöin yritys saa käyttöönsä sekä tarvittavat työkalut että asiantuntijat, joiden tehtävänä on seurata ympäristön tilaa, käsitellä havaintoja ja huolehtia siitä, että poikkeamat eivät jää huomaamatta.

Lopputuloksena yritys saa paremman näkyvyyden IT-ympäristöönsä, selkeämmät vastuut ja vähemmän yllätyksiä.

Tunnistaako yrityksesi poikkeaman ajoissa?

Aloita kolmesta kysymyksestä:

1. Mitä yrityksesi IT-ympäristössä tällä hetkellä valvotaan?
2. Kuka reagoi havaittuihin poikkeamiin?
3. Miten nopeasti kriittisiin tilanteisiin pystytään puuttumaan?

Jos vastaukset eivät ole täysin selviä, nykytila kannattaa arvioida.

Kyse ei ole lisäteknologiasta teknologian vuoksi. Kyse on siitä, että yrityksen järjestelmät, käyttäjät ja tiedot pysyvät hallinnassa myös silloin, kun kukaan ei aktiivisesti seuraa niiden toimintaa.