Magic SafeMail – Käyttöohje Gmail-palvelussa

Magic SafeMail – Käyttöohje Gmail-palvelussa

Magic SafeMail on palvelu sähköpostin luottamuksellisuuden suojaamiseen. Magic SafeMail –palvelun avulla viestien vastaanottaminen ei edellytä työasemille asennettavia ohjelmia. Magic SafeMail muuntaa sähköpostiviestin www-selaimella luettavaan muotoon, tallentaa suojatun viestin tilapäisesti ja lähettää vastaanottajalle ilmoitusviestillä suojatun linkin, jonka avulla varsinainen viesti voidaan lukea.

Lähettäjä määrittää viestin lähettämiseen käytettävän suojaustason:
• Kirje-tasolla viestiliikenne suojataan automaattisesti SSL-salauksella, seka viesti lukitaan Deltagon MessageLock.-tekniikalla.
• Kirjattu kirje -tasolla lisäksi vastaanottaja tunnistetaan käyttäen SMS-autentikointia. Käytännössä vastaanottajan avatessa viestiä järjestelmä kysyy PIN-koodia, joka lähetetään samanaikaisesti tekstiviestinä vastaanottajan matkapuhelimeen.

Magic SafeMail -palvelulla salatun sähköpostiviestin lähettäminen

Kun sähköpostiviesti halutaan lähettää Magic SafeMaililla ”Kirje”-tasolla salattuna, lisätään vastaanottajan tai vastaanottajien sähköpostiosoitteiden loppuun .secure tai .sec.
Esimerkiksi: tuki@micromagic.fi.secure TAI tuki@micromagic.fi.sec

Kirjattu kirje -tasolla (SMS-autentikointi) salattavaksi haluttuihin viesteihin lisätään vastaanottajan osoitteen perään GSM-numero ja .sec, jossa GSM-numero on vastaanottajan GSM-numero.
Esimerkiksi: tuki@micromagic.fi.0103284709.secure TAI tuki@micromagic.0103284709.sec

Jos kyseessä on ulkomaalainen gsm-liittymä, tällöin numero kirjoitetaan seuraavasti: 00358501234567.secure TAI 00358501234567.sec
Numero koostuu seuraavasti:

00 = kansainväliseen verkkoon
358 = maatunnus
501234567 = puhelinnumero

Lähetetty viesti näkyy sähköpostiohjelman lähetetyt -kansiossa normaalina viestinä. Viestin erottaa salatuksi viestiksi vastaanottajan osoitteessa näkyvästä .secure- tai .sec -päätteestä.

Magic SafeMail -palvelulla salatun sähköpostiviestin vastaanottaminen

Kun saat Magic SafeMail –palvelulla salatun sähköpostiviestin, tulee siitä ilmoitus omaan sähköpostiisi. Viesti on ulkoasultaan seuraavan kaltainen.

Varsinainen viesti avautuu suojatulla selainyhteydellä klikkaamalla ilmoitusviestin sisältämää linkkiä Avaa viesti / Öppna meddelandet / Open message.

Mikäli viesti on lähetetty tasolla Kirjattu kirje, aukeaa seuraavaksi ikkuna, jossa pyydetään syöttämään PIN-koodi. Viestin avaamiseen tarvittava PIN-koodi lähetetään automaattisesti viestiin määritettyyn matkapuhelinnumeroon tekstiviestinä sillä hetkellä, kun vastaanottaja klikkaa Avaa viesti –linkkiä.

PIN-koodi on 4-numeroinen kertakäyttöinen suojakoodi.

Mikäli et saanut automaattisesti PIN-koodia, voit tilata uuden PIN-koodin klikkaamalla Tilaa PIN-koodi -painiketta.

Mikäli oikeasta PIN-koodista huolimatta et saa viestiä avattua, tai huomaat, että palvelu on lähettänyt PIN-koodin väärään puhelinnumeroon, klikkaa Lähetä ilmoitus –painiketta. Tämän jälkeen kerro ongelman syy ja klikkaa Jatka -painiketta. Tämän jälkeen viestin lähettäjä saa tiedon epäonnistuneesta viestin avaamisesta.

Kun sähköpostiviesti aukeaa normaalisti, tulee se näkyviin verkkoselaimeen alla olevan näköisenä.

Viestiin voidaan liittää myös liitteitä, jolloin viestit kulkevat vastaanottajalle myös salatusti. Turvallisuussyistä viestin on luettavissa 30 vuorokauden ajan. Mikäli viestiä on tarvetta säilyttää pidempään, voidaan se tallentaa vastaanottajan haluamaan sijaintiin viestin oikean alareunan ”Tallenna” –painikkeella. Alasvetovalikosta voidaan määrittää, että halutaanko tallentaa pelkkä viesti vai myös viestin sisältämät liitteet.

Vasemmassa yläreunassa näkyvät painikkeet Vastaa, Vastaa kaikille ja Välitä eteenpäin. Näiden painikkeiden kautta voidaan viestiin vastata tai se voidaan välittää eteenpäin siten, että myös nämä jatkoviestit liikkuvat salattuina.

Vastatessasi viestiin palvelussa, aukeaa alla olevan kuvan näköinen ikkuna.

Voit halutessasi muuttaa sähköpostiviestin aihetta sekä kirjoittaa oman viestisi. Viestiin voidaan myös lisätä uusia liitteitä alareunassa olevan Selaa–painikkeen kautta.

Mikäli valitsit Välitä eteenpäin –kohdan, voit lisätä viestille myös vastaanottajan sekä halutessasi viestin kopion saajia.

Välitä eteenpäin –toiminnon kautta lähetettäessä viestin saaja saa sähköpostiin vastaavanlaisen ilmoituksen, kuin yllä on esitetty.

Vastaa– tai Vastaa kaikille –toiminnon kautta viesti menee vastaanottajalle siten, että viesti aukeaa suoraan vastaanottajan sähköpostiohjelmassa.

Kun viesti on lähetetty, tulee lähettäjälle ilmoitus, että viestin lähetys on onnistunut. Mikäli lähettäjä haluaa tallentaa viestin omalle koneelleen, on se myös mahdollista tästä näkymästä.

Vastaa tai Vastaa kaikille toimintojen kautta vastausviesti lähetetään Magic SafeMailille, joka purkaa salauksen ja välittää viestin normaalisti sähköpostiin sisäisen verkon kautta. Viestin näkyy normaalina sähköpostina, jonka alussa kerrotaan viestin saapuneen salattuna.

Yhteenvetona kaikki toiminnot:

Vastaa
Vastaa viestiin suojatusti

Vastaa kaikille
Vastaa kaikille vastaanottajille suojatusti

Välitä
Välitä viesti suojatusti

Ohje
Näytä ohje

Tulosta
Tulosta viesti

Tallenna
Tallenna viesti koneellesi (txt, html, zip, salattu zip-tiedosto tai S/MIME salattu eml). Jos tallennat viestin salattuna zip-tiedostona, syötä haluamasi salasana ”Password/Salasana” -kenttään. Viesti voidaan tallentaa S/MIME salattuna vain jos sinulla on S/MIME sertifikaatti käytössä.

Poista
Poista viesti palvelimelta välittömästi

Kirjaudu ulos
Säilytä viesti palvelimella rajoitetun ajan. Viestin uudelleen avaaminen edellyttää tunnistautumista, joka on mahdollista evästeitä tai salasanaa käyttäen.

Magic SafeMail -palvelusta uloskirjautuminen

Voit säilyttää viestin palvelimella rajoitetun ajan. Viestin uudelleen avaaminen edellyttää tunnistautumista, joka on mahdollista joko evästeitä tai salasanaa käyttäen. Jos valitset tallennuksen salasanaa käyttäen, kirjoita haluamasi salasana annettuihin kenttiin. Paina OK-nappia vahvistaaksesi valintasi tai Takaisin-nappia palataksesi viestiin. Evästeiden avulla viestiin on mahdollista palata ilman salasanaa, mutta tämä edellyttää lähtökohtaisesti sitä, että palaat viestiin samalla tietokoneella sekä samaa internetselainta käyttäen, eikä internetselaimen evästeitä ole saanut viestien lukukertojen välissä poistaa. Suositeltavaa onkin aina antaa viestille salasana, jolla viestiin voi palata takaisin rajoituksetta niin pitkään, kuin viesti on palvelimella luettavissa, eli 30 vuorokauden ajan.

Syötetyn salasanan tulee olla vähintään 6 merkkiä pitkä ja sen tulee sisältää sekä pieniä että isoja kirjaimia sekä numeroita.