Miksi Microsoft 365 tarvitsee varmuuskopioinnin?

Microsoft 365 eli entinen Microsoft Office 365 on suosituin sähköpostipalvelu suomalaisissa yrityksissä. Nykyisin palvelussa on sähköpostien lisäksi usein yrityksen tiedostot, keskustelut ja muu viestintä. Microsoft 365 -palvelu on edullinen ja erinomaisesti toimiva ratkaisu yrityksille. Mutta miksi Microsoft 365 tarvitsee varmuuskopioinnin?

Microsoft vastaa palvelun toimivuudesta. On kuitenkin erittäin tärkeää tiedostaa, että Microsoft ei vastaa palvelun varmuuskopioinnista. Tämä osuus on asiakaan vastuulla.

Tietoja poistuu ja katoaa monista eri syistä. Käyttäjät poistavat tarkoituksellisesti turhia tiedostoja, mutta poistojen mukana voi usein mennä myös tärkeitä tiedostoja. Tahallisten poistojen lisäksi usein tiedostoja päätyy täysin tahattomasti roskakoriin. Työntekijöiden jäädessä pois, rauhaomaisesti tai riitaisasti, on aina mahdollisuus tietojen katoamiseen. Erilaiset haittaohjelmat voivat kryptata tiedostot tai muulla tavoin viedä tiedostot käyttäjien ulottumattomiin.

Tutkimusten mukaan keskimäärin kuluu jopa yli neljä kuukautta, ennen kuin tärkeiden tiedostojen katoaminen huomataan.

Tiedostojen poistaminen ja roskakorit

Microsoft 365 -palvelussa tiedostot poistetaan roskakorin kautta. Poistettu tiedosto siis siirtyy ensin roskakoriin. Roskakorista poistumisen jälkeen tiedosto on pysyvästi poistettu, eikä sitä pysty palauttamaan. Näin siis, mikäli yritys ei ole huolehtinut Microsoft 365:n varmuuskopioinnista.

Poistettu sähköpostiviesti säilyy asetuksista riippuen roskakorissa 14-30 päivää. Tämän jälkeen tiedosto poistuu pysyvästi. Microsoft Teamsin tiedostot ovat niin ikään palautettavissa enintään 30 vuorokauden ajan. SharePointista poistetut tiedostot säilyvät roskakorissa 93 päivää, jonka jälkeen ne poistuvat.

Kannattaa myös huomioida, että käyttäjä voi itse poistaa tiedostoja ja sähköposteja myös roskakorista, jolloin ne poistuvat nopeammin pysyvästi. Lisäksi on syytä huomioida SharePointissa olevat tilakiintiöt. Jos roskakorissa on enemmän tavaraa, kuin kiintiössä on tilaa, poistetaan tiedostot nopeammin roskakorista, jotta kiintiö ei ylity.

Yleisesti ottaen varmuuskopiointien tärkeys tiedostetaan melko hyvin. Monelta kuitenkin on jäänyt huomioimatta Microsoft 365 -palvelun varmuuskopioinnin tarve. Nykyisin varsin usein Microsoft 365:ssä on huomattavasti enemmän ja tärkeämpää tietoa, kuin esimerkiksi tietokoneilla. Tästä johtuen Microsoft 365 -palvelun varmuuskopiointi onkin yleensä selvästi tärkeämpää kuin paikallisen tietokoneen varmuuskopiointi.

Varmistu siis, että yrityksenne käytössä on Microsoft 365 -varmistuspalvelu. Hankintahetkellä varmistuspalvelun kustannus voi tuntua turhalta, sillä onhan varsin todennäköistä, ettei sille lopulta kuitenkaan ole tarvetta. Toivottavasti näin myös on. Vastaava tilannehan on vakuutusmaksujen kohdalla. Kaikki me maksamme erilaisia vakuutuksia ja useinkaan vakuutuksille ei ole lopulta mitään tarvetta. Tulipalon, auto-onnettomuuden tai loukkaantumisen osuessa kohdalla vakuutus kuitenkin nousee arvoonsa. Sama tilanne on varmuuskopioinnin kohdalla. Onnettomuuden sattuessa varmuuskopiointi voi pelastaa koko yrityksen liiketoiminnan.

Microsoft 365 -varmistuspalvelu soveltuu Microsoft 365 -palvelun lisäksi myös MagicOffice-palvelumme varmistukseen.