Miten salattu sähköposti toimii käytännössä?

Salattu sähköposti on tietoturvamekanismi, joka suojaa sähköpostiviestien sisällön ulkopuolisilta tarkastelijoilta. Tavallinen sähköposti lähetetään avoimessa muodossa, jolloin viestejä voidaan kaapata ja lukea matkan varrella, mutta salattu sähköposti muuntaa viestin sisällön lukukelvottomaksi koodiksi, jonka vain oikea vastaanottaja voi avata. Salaus tapahtuu käytännössä matemaattisten algoritmien avulla, jotka varmistavat, että arkaluontoiset tiedot kuten henkilötiedot, käyttäjätunnukset tai sopimukset pysyvät luottamuksellisina. Salatut sähköpostit ovat erityisen tärkeitä yrityksille, joiden on suojattava asiakkaidensa tietoja ja noudatettava tietosuojalainsäädäntöä.

Mitä salattu sähköposti tarkoittaa?

Salattu sähköposti tarkoittaa viestintätapaa, jossa sähköpostiviestin sisältö muunnetaan lukukelvottomaksi kaikille muille paitsi tarkoitetulle vastaanottajalle. Kyseessä on siis tietoturvateknologia, jonka tarkoituksena on suojata luottamuksellisia tietoja.

Tavallinen sähköposti toimii kuten postikortti – kuka tahansa viestin kulkureitin varrella voi lukea sen sisällön. Viesti kulkee useiden palvelimien kautta, mikä avaa useita mahdollisuuksia tietojen kaappaamiselle. Kaikki tuttu ”@”-merkillä varustettu sähköposti on pohjimmiltaan suojaamaton viestintämuoto.

Sähköpostin salauksessa viesti muunnetaan järjestelmällisesti salattuun muotoon ennen lähettämistä ja puretaan takaisin luettavaan muotoon vasta vastaanottajan päässä. Tämä päästä päähän -suojaus varmistaa, että vaikka viesti kaapattaisiin matkalla, sen sisältö pysyy salassa.

Miten sähköpostin salaus toimii käytännössä?

Sähköpostin salaus perustuu kryptografisiin menetelmiin, joissa käytetään matemaattisia algoritmeja muuttamaan viesti salattuun muotoon. Käytännössä salaus tapahtuu avainparien avulla – julkinen avain salaa viestin ja yksityinen avain purkaa salauksen.

Yleisimmät sähköpostin salausteknologiat ovat:

• S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions), joka integroituu useimpiin sähköpostiohjelmiin
• PGP (Pretty Good Privacy), joka on erillinen salausohjelma
• TLS (Transport Layer Security), joka suojaa viestin kuljetuksen aikana

Sähköpostin salauksessa on kaksi päätyyppiä: kuljetustason salaus ja päästä päähän -salaus. Kuljetustason salaus (TLS) suojaa viestiä sen liikkuessa palvelimien välillä, mutta viesti on luettavissa palvelimilla. Päästä päähän -salaus puolestaan pitää viestin salattuna koko matkan ajan, jolloin vain vastaanottaja voi lukea sen.

Käyttäjälle salauksen käyttö voi olla yksinkertaista: MagicSafeMail-kaltaiset ratkaisut toimivat taustalla ja käyttäjä voi lähettää salattuja viestejä normaalisti sähköpostiohjelmastaan.

Miksi yritysten kannattaa käyttää salattua sähköpostia?

Yritysten kannattaa käyttää salattua sähköpostia ensisijaisesti tietoturvan varmistamiseksi ja lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan yritysten on suojattava käsittelemänsä henkilötiedot, ja salattu sähköposti on tehokas tapa tämän toteuttamiseen.

Salatun sähköpostin keskeisiä hyötyjä ovat:

• Luottamuksellisten tietojen suojaaminen (sopimukset, tarjoukset, henkilötiedot)
• Tietovuotojen ja tietoturvaloukkausten ehkäiseminen
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
• Maineriskien ja taloudellisten riskien vähentäminen
• Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden luottamuksen vahvistaminen

Salattu sähköposti on välttämätön erityisesti tilanteissa, joissa käsitellään henkilötunnuksia, terveystietoja, tilitietoja tai yrityssalaisuuksia. Myös käyttäjätunnusten ja salasanojen lähettäminen vaatii salattua yhteyttä.

Kuinka otat salatun sähköpostin käyttöön organisaatiossasi?

Salatun sähköpostin käyttöönotto organisaatiossa onnistuu helpoiten valitsemalla sopiva palveluntarjoaja ja seuraamalla järjestelmällistä käyttöönottoprosessia. Aloita kartoittamalla organisaatiosi tarpeet – millaisia tietoja käsittelette ja mikä on salaustason vaatimus.

Käyttöönoton vaiheet:

1. Tarpeiden ja käyttötapausten määrittely
2. Sopivan ratkaisun valinta (huomioi yhteensopivuus nykyisten järjestelmien kanssa)
3. Tekninen käyttöönotto ja integrointi
4. Käyttäjäkoulutus
5. Tietoturvakäytäntöjen päivitys

MagicSafeMail on erinomainen ratkaisu salatun sähköpostin käyttöönottoon. Se toimii saumattomasti nykyisen sähköpostiohjelmistosi kanssa, eikä vaadi uusien ohjelmistojen asentamista. Käyttöönotto tapahtuu ”avaimet käteen” -periaatteella, jolloin ratkaisu on käytettävissä jopa 1-2 arkipäivän kuluessa tilauksesta.

Mitkä ovat salatun sähköpostin käytön haasteet?

Salatun sähköpostin käyttöön liittyy muutamia haasteita, jotka on hyvä tunnistaa etukäteen. Suurimpia haasteita ovat käyttäjäkokemukseen liittyvät kysymykset ja järjestelmien yhteensopivuusongelmat.

Yleisimmät haasteet:

• Käytön monimutkaisuus perinteisiin salausratkaisuihin tottuneille käyttäjille
• Yhteensopivuusongelmat eri sähköpostijärjestelmien ja salausprotokollien välillä
• Avainten hallinta ja vaihto organisaatioiden välillä
• Vastaanottajien rajoitettu kyky lukea salattuja viestejä ilman oikeita työkaluja

Nämä haasteet voidaan kuitenkin ratkaista valitsemalla moderni ja helppokäyttöinen järjestelmä. Esimerkiksi MagicSafeMail on suunniteltu toimimaan saumattomasti yleisimpien sähköpostiohjelmistojen kanssa, mikä tekee käytöstä yksinkertaista sekä lähettäjälle että vastaanottajalle.

Miten Micro Magic auttaa salatun sähköpostin käyttöönotossa?

Micro Magic tarjoaa yrityksille kattavan tuen salatun sähköpostin käyttöönottoon MagicSafeMail-ratkaisun avulla. Toimimme luotettavana IT-kumppanina, joka huolehtii koko käyttöönottoprosessista alusta loppuun.

Palvelumme sisältää:

• Henkilökohtaisen yhteydenoton viimeistään seuraavana arkipäivänä tilauksesta
• Kaikki tekniset määritykset Magic SafeMail -salauspalvelimelle
• Käyttäjien lisäämisen ja tarvittavat verkkotunnuksen tietueiden määritykset
• Selkeät käyttöohjeet kaikille palvelun käyttäjille
• Jatkuvan IT-käyttäjätuen mahdollisten ongelmien varalta

MagicSafeMail toimii saumattomasti MagicOffice, Microsoft 365 ja Google Workspace -palvelujen kanssa, mikä tarkoittaa, että käyttäjät voivat jatkaa tutun sähköpostiohjelmiston käyttöä ilman uusien sovellusten opettelua. Palvelu mahdollistaa kaksisuuntaisen salatun viestinnän ja toimii myös mobiililaitteissa.

Autamme yrityksiä parantamaan tietoturvaansa kokonaisvaltaisesti. Salattu sähköposti on vain yksi osa laajempaa tietoturvaratkaisujen kokonaisuutta, jonka Micro Magic voi tarjota pitkäaikaisena IT-kumppanina. Tuemme yrityksiä kaikissa IT-asioissa ja varmistamme, että digitaalinen viestintä on aina turvallista ja luotettavaa. Ota yhteyttä, niin kerromme lisää, miten voimme auttaa juuri sinun organisaatiotasi turvaamaan tärkeät tiedot!