YritysmyyntiSähköinen allekirjoitus isännöitsijän apuna
Etenkin keväät ovat isännöitsijöille kokousten täyteistä aikaa. Taloyhtiöiden kokoukset täyttävät kalenterit ja työpäivät venyvät. Varsin usein kokousten pöytäkirjojen allekirjoittaminen venyy. Nykyisin osa osakkaista osallistuu kokouksin myös etäyhteyksien kautta. Perinteisten allekirjoitusten kerääminen pöytäkirjoihin on monesti varsin hidasta ja työlästä.
Sähköinen allekirjoitus on isännöitsijän apuna monessa tilanteessa. Ihmisten sijainneista riippumatta allekirjoitukset saadaan kerättyä nopeasti ja luotettavasti. Allekirjoittaminen voidaan tehdä perinteiseen tyyliin piirtämällä puumerkki. Tosin nyt siis sähköisesti. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää esimerkiksi pankkitunnistautumista tai mobiilivarmennetta.
Usein allekirjoitustavan valinta kannattaa jättää kullekin henkilölle itselleen. Toisille pankkitunnistautuminen on helppo ja tuttu toimenpide. Toiset taas tykkäävät, kun allekirjoituksen voi antaa nopeasti piirtämällä. Molemmat tavat ovat täysin päteviä tapoja suorittaa allekirjoitus.
Sähköisen allekirjoituksen kustannukset
Sekä perinteisellä että sähköisellä allekirjoittamisella on yleensä jokin kustannus. Sähköisessä allekirjoittamisessa on yleensä jokin pieni euromääräinen hinta. Perinteisen allekirjoituksen isoin kustannus on tyypillisesti aika. Tosin joskus edelleen papereita lähetellään myös postitse, jolloin postittamisista muodostuu oma suora kustannuksensa. Työaikakustannusta syntyy myös tositteiden skannaamisesta ja arkistoinnista. Saattaapa joku tehdä vielä ihan perinteisestä mappiarkistointiakin, joka taas vaatii turvallisia fyysisiä arkistotiloja.
Osa isännöintitoimistoista sisällyttää tämänkaltaiset kustannukset kiinteään isännöintipalkkioon. Toiset taas pyrkivät erittelemään kulut mahdollisimman tarkasti ja laskuttamaan taloyhtiöitä toteuman mukaan. Esimerkiksi paperitulosteet ovat olleet sellaisia, joita osa isännöitsijöistä on laskuttanut kappalemääräisesti taloyhtiöiltä. Samaan tapaan on mahdollista laskuttaa myös allekirjoittamiseen liittyvät kustannukset. Mikä kullekin toimijalle sitten onkaan mieluisin tapa.
Sähköisestä allekirjoituspalvelusta riippuen hinnoitteluperiaatteet vaihtelevat jonkin verran. Useamman kerran olen törmännyt muun muassa hinnoitteluun, jossa allekirjoituksen hinta on esimerkiksi 1,00 tai 1,50 euroa per kappale.
Meidän tarjoamamme MagicSign-palvelun hinnoitteluperiaate on tästä hieman poikkeava. Lähtökohtaisesti emme veloita allekirjoittajien määrän mukaan. Perushinta pohjautuu prosessien määrään, joilla on yksikköhinta: 1,70€. Yksi prosessi on siis toimenpide, jossa lähetetään esimerkiksi taloyhtiön yhtiökokouksen pöytäkirja sekä liitteet allekirjoittajille. Allekirjoitettavien dokumenttien määrällä tai allekirjoittajien määrällä ei ole tässä kohdin merkitystä.
Mikäli allekirjoitukset tehdään puumerkki piirtämällä, ei sähköisestä allekirjoittamisesta koidu muuta kulua, kuin yhden prosessin hinta. Ne osalta, jotka haluavat suorittaa allekirjoituksen pankkitunnistautumisella tai mobiilivarmenteella, menee 0,50€ tunnistautumiskulu.
Otetaanpa vielä esimerkki: Yhtiökokouksen pöytäkirjan allekirjoittajia on yhteensä viisi. Näistä kolme henkilöä suorittaa allekirjoituksen piirtämällä sähköisen puumerkin ja kaksi henkilö suorittaa allekirjoituksen pankkitunnistautumisella. Allekirjoitusprosessin hinta on 1,70€ ja pankkitunnistautumiset 50 senttiä kappale. Kokonaiskustannus on 2,70€.
Ohessa on kuva, jossa on muutama erilainen laskelma allekirjoituskustannusten muodostumisesta. Laskurissa on huomioitu myös MagicSignin 9,90€ kuukausimaksu. Kilpailevan palvelun kohdalla ei ole huomioitu mahdollista kuukausimaksua, vaan siinä on käytetty vain allekirjoitusten kappalehintaa.
Jos haluat tehdä vertailulaskelmia, niin ole minuun yhteydessä. Voin lähettää oheisen laskuripohjan, johon pääset syöttämään itse lukuja ja tekemään vertailuja.
Itse olen huomannut, että sähköinen allekirjoittaminen tehostaa ja nopeuttaa asioita huomattavasti. Itse luonnollisesti käytämme omaa MagicSign-palveluamme, ja myös lukuisat asiakkaamme ovat todenneet palvelun helppokäyttöiseksi ja kustannuksiltaan erittäin kilpailukykyiseksi.
Eero Koistinen, asiakkuuspäällikkö | eero.koistinen@micromagic.fi | 040 701 6655
