Mikä on sähköpostipalvelun ja sähköpostisovelluksen ero?

Sähköpostipalvelu (voidaan käyttää myös termiä sähköpostijärjestelmä) huolehtii viestien lähettämisestä ja vastaanottamisesta eli käytännössä viestiliikenteestä. Sähköpostipalvelu saattaa monessa tilanteessa olla käyttäjälle varsin näkymätön asia. Nykyisin yleisimpiä sähköpostipalveluita yrityskäytössä ovat Microsoft 365 ja Google Workspace. Samalla nämä kyseiset palvelut ovat toki myös paljon muutankin, kuin vain sähköpostipalveluja.

Kotikäytössä yleisimmät sähköpostipalvelut ovat samojen yhtiöiden tarjoamia. Microsoftin kotikäyttäjille suunnattu sähköpostipalvelu tunnetaan nykyisin nimellä outlook.com ja Googlen vastaava puolestaan nimellä gmail.com.

Sähköpostiviestejä lähetettäessä nämä palvelut lähettävät ja vastaanottavat viestejä toinen toiselleen. Microsoft 365 -palvelun kautta voidaan lähettää sähköpostiviesti gmail.comiin tai vaikkapa aikoinaan Suomessa erittäin suosittuun luukku.comiin.

Maksuttomia kotikäyttöön suunniteltuja sähköposteja käytetään tyypillisesti sähköpostipalvelua tarjoavan toimijan internetselaimella käytettävän käyttöliittymän kautta. Sähköpostien lukeminen ja lähettäminen siis tapahtuu nettiselaimella, esimerkiksi osoitteessa gmail.com.

Yrityksissä sähköpostit luetaan tyypillisesti sähköpostisovelluksella

Yrityskäytössä tyypillisesti sähköpostia käytetään erillisen sähköpostisovelluksen kautta. Suomessa yrityskäytössä selvästi yleisin sähköpostisovellus on Microsoft Outlook. Sähköpostisovellus, esimerkiksi Microsoft Outlook, on käyttöliittymä sähköpostille ja sen taustalla on jokin sähköpostipalvelu, esimerkiksi Microsoft 365 tai Google Workspace. Vaikka Outlook on Microsoftin tuote, voidaan sillä siis käyttää myös muita sähköpostipalveluita kuin Microsoftia.

Siinä missä Outlook on tietokoneilla yleisin sähköpostisovellus, on sovellusten kirjo mobiililaitteilla suurempi. Outlook löytyy toki myös mobiililaitteille, mutta muita yleisesti käytössä olevia sähköpostisovelluksia ovat esimerkiksi Gmail, Samsung Email ja Apple Mail.

Sähköpostipalvelu on siis järjestelmä, joka teknisesti lähettää ja vastaanottaa sähköpostiviestejä. Sähköpostisovellus puolestaan on käyttöliittymä, jolla käyttäjä käyttää omaa sähköpostiaan. Nämä voivat olla saman tarjoajan tuotteita, mutta ne voivat olla myös eri valmistajien tuotoksia.

Salatun sähköpostin käyttöönotto

Edellä mainitut asiat tulevat itselläni usein vastaan salatusta sähköpostista keskusteltaessa. Magic SafeMailin käyttöönotossa tehdään tarvittavat konfiguroinnit sähköpostipalveluun eli tyypillisesti Microsoft 365:een tai Google Workspaceen. Näiden konfigurointien tekemiseen tarvitaan pääkäyttäjäoikeuksia.

Salatun sähköpostin käyttäminen onnistuu omasta tutusta sähköpostisovelluksesta, esimerkiksi Outlookista. Outlookiin tai muuhunkaan sähköpostisovellukseen ei tarvitse tehdä asennuksia tai konfigurointeja salattuun sähköpostiin liittyen. Loppukäyttäjälle salauspalvelu onkin erittäin helposti käyttöönotettava, sillä hänen ei tarvitse käyttää mitään erillistä palvelua.