YritysmyyntiMiksi jokainen yritys tarvitsee IT-tukipalvelun?
Toimiva IT on tänä päivänä elinehto lähes jokaiselle yritykselle alasta riippumatta. Tässä blogipostauksessa tarkastelemme IT-tuen ja -osaamisen puutteiden aiheuttamia haasteita ja seurauksia yrityksille. Sen lisäksi kerromme ammattimaisen IT-tukipalvelun hyödyistä ja lopuksi otamme katsauksen Micro Magicin omaan IT-tukipalveluun MagicServiceen.
Yrityksissä toimii erilaisia asiantuntijoita, ja luonnollisesti heidän on keskityttävä ensisijaisesti omaan ydinliiketoimintaansa. Vaikka henkilöstön täytyykin joskus toimia mukavuusalueensa ulkopuolella, IT-tuki on harvoin tehokasta oman työn ohessa. On toki täysin normaalia, että toisinaan henkilöstön täytyy operoida myös oman ydintekemisen ulkopuolella. Kuitenkaan jatkuva IT-tukipalvelun tuottaminen oman työn ohessa on harvoin kovin järkevää.
Nykyisin tietokoneet ja tietotekniikka on välttämätön osa käytännössä jokaista yritystä. Olipa yritys tilitoimisto, lakifirma, isännöintiyritys, terveydenhuollon toimija tai vaikkapa rakennusfirma, tarvitsee yritys toimiakseen tietotekniikkaa.
IT-ongelmien haasteet yrityksille
Esimerkiksi tilitoimistoissa tietotekniikka on ehdoton edellytys työn teolle. Jos tietokoneet eivät toimi, pysähtyy työnteko käytännössä kuin seinään. Rakennustyömaalla monet työt voivat sujua ilman tietotekniikkaakin, mutta lukuisat tukitoimet ovat riippuvaisia IT-järjestelmistä.
Mikä olisi kustannus tilitoimistolle, jos alv-päivänä työnteko olisi estynyt IT-ongelmien vuoksi? Mitä tapahtuisi, jos suuren urakan tarjouksenjättöpäivänä rakennusyritys ei pääsisi kiinni yrityksen tietojärjestelmiin?
Edelleen monissa pienissä yrityksissä on ”se IT:stä enemmän ymmärtävä kaveri”, jonka vastuulla on olla työkavereiden apuna erilaisissa IT-ongelmissa. Joskus tämä voi olla yritykselle hyvä käytäntö, mutta useimmiten näin ei ole.
IT-ongelmien seuraukset yrityksille
Kun yrityksellä ei ole vakinaista IT-tukikanavaa käytettävissä, voi ongelman sattuessa tapahtumakulku olla esimerkiksi seuraavanlainen:
- Käyttäjä, jolla ongelma ilmenee, yrittää itse ratkaista ongelman ja käyttää tähän omaa työaikaansa.
- Kun käyttäjä ei saa ongelmaa ratkaistua, pyytää hän apua ”IT:stä enemmän ymmärtävältä”. Hän lähtee tutkimaan asiaa ja etsii apua todennäköisesti myös netistä. Kinkkinen ongelma ei ratkea ja sekä käyttäjän että IT-kaverin aikaa onkin jo palanut merkittävän paljon. Tämän jälkeen apua saatetaan hyvinkin kysyä toimitusjohtajalta. Pahimmassa tapauksessa hänkin käyttää omaa aikaansa vielä asian pohtimiseen.
- Lopulta päädytään kysymään neuvoa IT-toimijalta, joka tutustuu ilmenneeseen ongelmaan, korjaa sen ja laskuttaa luonnollisesti tehdystä työstä.
Voi hyvin olla, että merkittävä osa yrityksen IT-ongelmista ratkeaa jo kohdassa 1, kun käyttäjä riittävästi selvittää ongelmaa. Ja kohdassa 2 ratkeaa moni kinkkisempikin ongelma. Voi hyvin olla, että kohtaan 3 joudutaan menemään vain harvakseltaan. Näin ollen suora euromääräinen kustannus yritykselle ei ole järin suuri.
Samaan aikaan kuitenkin hukatun työajan kustannus voi olla merkittävä. Myös työtyytyväisyys voi olla koetuksella, kun ihmiset joutuvat setvimään asioita, jotka eivät ole heidän ydinosaamistaan eikä myöskään varsinaisesti kiinnostuksen kohteita. Samaan aikaan todelliset työtehtävät jäävät jalkoihin ja aikataulut voivat paukkua.
Miten tilanne kannattaisi ratkaista?
Yrityksen IT-ympäristön tunteva IT-tuki on todennäköisesti sekä kustannustehokkain että käyttäjille mielekkäin tapa selviytyä IT-ongelmista. Heti ongelman ilmetessä käyttäjä on suoraan yhteydessä tuttuun tukipalveluun. Puheluun vastataan keskimääräin noin 20 sekunnissa ja puheluun vastaava henkilö pystyy ratkaisemaan kertaheitolla valtaosan käyttäjillä esiintyvistä ongelmista. Parhaimmillaan käyttäjä on muutamassa minuutissa takaisin tuottavan työn ääressä.
Sen lisäksi, että tukipalvelu hoitaa akuutit ongelmatilanteet nopeasti, suorittaa asiansa osaava IT-kumppani taustalla proaktiivisesi ylläpidollisia asioita siten, että ongelmatilanteita ylipäänsä syntyy vähemmän.
Äärimmäisen harvoin esimerkiksi tietokoneiden päivitysten tai tietoturvan tilan seurantaa on järkevää jättää käyttäjille itselleen. Nämä ovat toimenpiteitä, jotka on syytä hoitaa keskitetysti, käyttäjää rasittamatta.
Miksi asiantuntijan antama IT-tuki on korvaamatonta?
Ylipäänsä IT-kumppanille ydinliiketoimintaa on IT-palveluiden tuottaminen. IT-asiantuntijat tekevät jatkuvasti töitä IT:n parissa, kouluttautuvat, ovat tietoisia kulloinkin maailmalla esiintyvistä IT-ongelmista ja palveluissa julkaistuista muutoksista. Sen sijaan, että yrityksen oma työntekijä lähtee itse opiskelemaan järjestelmässä muuttunutta asiaa, löytyy IT-kumppanilta valmis tieto ja vastaus. IT-tukipalvelussa ei siis makseta pelkästään toimenpiteisiin käytetystä ajasta vaan ennen kaikkea asiantuntemuksesta.
Toimiva IT on tänä päivänä elinehto lähes jokaiselle yritykselle. Siksi käyttäjiä ei kannata jättää yksin IT-ongelmien kanssa, vaan huolehtia, että asiantunteva IT-tuki ja -apu on käyttäjien saatavilla silloin, kun sitä eniten tarvitaan.
Lue myös: Palveluiden keskittämisen hyödyt
Nauti työnteosta ilman IT-ongelmia MagicService-tukipalvelumme avulla
Asiakkaan IT-ympäristön mukaisesti räätälöitävä MagicService-tukipalvelumme takaa asiakkaalle nopean ja asiantuntevan IT-käyttäjätuen kiinteällä kuukausihinnalla. Palvelu koostuu konkreettisesta avusta ongelmatilanteissa ja asiakkaan kysymyksissä sekä ennaltaehkäisevästä toiminnasta, jolla pyritään huolehtimaan asioista niin, että varsinaisia ongelmatilanteita tulisi mahdollisimman vähän.
Tutustu MagicService-tukipalveluun
Jäikö jokin askarruttamaan mieltäsi?
Me Micro Magicillä olemme täällä auttaaksemme kaikissa IT-tukeen ja -asioihin liittyvissä kysymyksissä. Älä epäröi ottaa yhteyttä, jos jokin asia jäi askarruttamaan mieltäsi.
Kimmo Haapavuori
Micro Magicin Kimmo kirjoittaa aktiivisesti LinkedInissä IT-asioista ja tietoturvaan liittyvistä kysymyksistä. Jos et ole vielä verkostoitunut Kimmon kanssa, hän ottaa mielellään vastaan uusia kontaktipyyntöjä.
kimmo.haapavuori@micromagic.fi / 045 238 8028
