Sähköisen allekirjoituksen edut

Sopimuksen pätevyys

Suomen lainsäädäntö ei juurikaan ota kantaa erilaisten sopimusten tekemiseen. Kaikki me olemme kuulleet, että suullinen sopimus on yhtä pätevä, kuin kirjallinen sopimus. Tämä pitää paikkansa. Haasteet nousevat esiin silloin, kun jompikumpi osapuoli ei olekaan enää tyytyväinen tehtyyn sopimukseen. Suullinen sopimus on usein huomattavasti helpompi kiistää, kuin kirjallinen. Sähköisen allekirjoituksen edut ovat myös selvät, ja se tuo vielä paljon lisää tavalliseen paperiseen sopimukseen.

Kiistatilanteissa nousee oleelliseksi tekijäksi seikat, joilla molemmat osapuolet pyrkivät osoittamaan oman kantansa oikeaksi. Paperilla oleva sopimus antaa jonkinlaista selkärankaa siihen, mitä on sovittu. Osapuolten allekirjoitukset tuovat lisää vahvisteita. Mahdollisten todistajien allekirjoitukset lisäävät entisestään paperin uskottavuutta ja niin edelleen.

Ei ole kuitenkaan uutta, että sopimuksia väärennetään, muokataan jälkikäteen tai muutoin manipuloidaan. Lopulta kukaan ei voi olla täysin varma, mitä todella on sovittu. Korkein oikeuskin pohjaa lopulta päätöksensä saatavilla oleviin faktoihin, todisteisiin ja siihen, mikä tuntuu todennäköisimmältä vaihtoehdolta.

Sähköisen allekirjoituksen edut

Sähköisessä allekirjoittamisessa on kaksi keskeistä etua. Ensimmäinen on sopimuksen pitävyyteen vaikuttavat tekijät. Erilaisilla sähköisillä menetelmillä pystytään sopimuksen aitous ja allekirjoittajien oikeellisuus todentamaan erittäin vahvasti. Toinen sähköisen allekirjoituksen etu on helppous. Allekirjoittaminen onnistuu henkilöiden sijainnista riippumatta nopeasti ja luotettavasti.

Sähköinen allekirjoituspyyntö lähetetään tyypillisesti käyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Tällöin tiedetään, että allekirjoituksen suorittaneella henkilöllä on ollut pääsy kyseiseen sähköpostiin. Lisänä voidaan käyttää esimerkiksi tekstiviestinä lähettävää tunnuskoodia, jolloin saadaan toinen tarkastuspiste: sopimuksen allekirjoittajalla on ollut pääsy kyseisen henkilön matkapuhelimeen.

Sähköinen allekirjoitus voidaan tehdä monin eri tavoin. Niin sanottu heikko tunnistus voi tapahtua piirtämällä kännykän näytölle puumerkki samaan tapaan kuin se piirrettäisiin perinteiselle paperille. Vaikka tätä tunnistusta pidetään heikkona, on se edellä mainittujen seikkojen ansiosta jo huomattavasti vahvempi, kuin paperilla oleva puumerkki.

Vahva tunnistus voidaan tehdä esimerkiksi mobiilivarmenteella tai pankkitunnuksien avulla. Tällöin tunnistus tapahtuu samojen vahvojen toimintatapojen kautta, kuin oman verkkopankin käyttäminen tapahtuu. Tällä tavoin tehdyn allekirjoituksen kiistäminen vaatii jo melkoista akrobatiaa ja Runebergin puhelahjoja.

Liian usein perinteistä allekirjoitusta tehtäessä myös henkilön tunnistus jää tekemättä. Eli ei tarkisteta kuvallisesta henkilötodistuksesta, onko henkilö todella hän, joka väittää olevansa. Sähköisessä allekirjoituksessa tämä usein toteutuu automaattisesti.

Perinteisen allekirjoittamisen haasteet

Helppous ja nopeus ovat sähköisen allekirjoittamisen ehdottomia etuja. Pandemia-aika on vähentänyt kohtaamisia kasvokkain. Tämä on tuonut omat haasteensa. Kun allekirjoittajat eivät ole saman pöydän ääressä on vaihtoehtona usein ollut dokumenttien lähettely sähköpostitse, tulostaminen, allekirjoittaminen, skannaaminen, edelleenlähetys ja niin edelleen. Ei mitenkään kovin tehokkaan kuuloista, vai mitä?

Edellä kuvatussa ketjussa on useita heikkoja kohtia. Tapahtuuko dokumenttien lähettäminen tietoturvallisesti vai tavallisena avoimena sähköpostina? Miten varmistaa, että oikeasti se henkilö suorittaa allekirjoituksen, jonka nimi paperissa on? Miten pysyä aikataulussa, kun allekirjoittajia on useita, ja yhdellä allekirjoittajista ei ole tulostinta ja toisella ei ole edes tietokonetta?

Sähköinen allekirjoittaminen onnistuu helposti paikasta riippumatta. Tulostimia tai skannereita ei tarvita. Riittää, kun henkilöllä on sähköpostiosoite.

Yhteenvetona voisi todeta, että sähköinen allekirjoittaminen on perinteiseen tapaan verrattuna helpompaa, nopeampaa, turvallisempaa ja useimmiten myös edullisempaa. Yksi ehdoton etu tulee vielä allekirjoitettujen dokumenttien aitouden varmistamisesta. Allekirjoitettuja sopimuksia on mahdollista muokata jälkikäteen. Jos sähköisesti allekirjoitettuun dokumenttiin jälkikäteen lisää yhden pilkunkin, niin tämä muutos on mahdollista huomata.

Suosittelenkin lämpimästi kaikille sähköisten allekirjoitusten käyttöönottoa, sillä sähköisen allekirjoituksen edut ovat kiistattomat. Markkinoilla on useita sähköisen allekirjoittamisen palveluita. Meidän palveluvalikoimaamme kuuluu suomalainen MagicSign-palvelu, joka mahdollistaa vaivattoman ja turvallisen sähköisen allekirjoittamisen.