Kalliit tulostuskustannukset?

En muista kuulleeni kenenkään sanovan, että tulostaminen olisi ollut edullista. Sen sijaan tulostamisen eli etenkin tulostuskasettien kalleutta on vuosien saatossa minulle taivastelleet varmasti sadat ihmiset. Olen usein sanonut tulostuskustannuksien olevan kääntäen verrannollisia tulostimen hankintahintaan. Varsin usein tulostimen hankintakustannus onkin toissijaista, ja euroja laskettaessa tulisi kiinnittää enemmän huomiota käyttökustannuksiin. Varmistu, että yrityksesi tulostuskustannukset ovat oikealla tasolla.

Paperittomista toimistoista alettiin puhua jo 90-luvulla. Monissa yrityksissä tulostusmäärät ovatkin laskeneet ja onpa jopa sellaisia yrityksiä, joissa ei tulosteta käytännössä lainkaan. Toisaalta monilla toimialoilla tulostusmäärät ovat valtavia. Esimerkiksi eräässä tänä vuonna perustetussa asiakasyrityksessämme tulostetaan jo nyt lähes 10 000 sivua kuukaudessa.

Tulostinta tai yleisemmin monitoimilaitetta hankittaessa on tärkeää tutustua laitteen ominaisuuksiin. Monitoimilaitteen hankintaan tarvitsee tyypillisesti perehtyä huomattavasti enemmän, kuin tietokoneiden hankintaan. Pohdittavia asioita ovat esimerkiksi tulostus- ja skannausmäärät, turvatulostus, liitännät, viimeistelijätarpeet kuten nidonta, lajittelu ja vihkotaitto sekä monet muut ominaisuudet.

Myös käyttökustannukset on tärkeää käydä läpi etukäteen. Viidenkymmenen euron markettilaitteen, parin sadan euron tulostimen ja muutaman tuhannen euron monitoimilaitteen käyttökustannukset ovat varsin erilaisia. Tuhannen värisivun tulostushinnat voivat vaihdella esimerkiksi 50 eurosta 300 euroon. Jos kuukausitasolla tulostetaan edes satoja sivuja, tuhansista puhumattakaan, nousevat käyttökustannukset hetkessä hankintakustannusta oleellisemmaksi tekijäksi.

Tulostuslaitetta hankittaessa kannattaakin yleensä aina kääntyä asiantuntevan myyjän puoleen. Hänen tehtävä on esittää oikeat kysymykset käyttötarpeisiin liittyen. Tämän pohjalta myyjä osaa ehdottaa juuri teidän käyttötarpeisiinne parhaiten soveltuvaa laitetta ja mahdollisesti huolto- ja ylläpitopalvelua.

Jatkossakaan tuskin moni sanoo tulostamisen olevan halpaa. Toivon kuitenkin mahdollisimman monen ajattelevan, että tulostuskustannukset ovat oikeassa suuruusluokassa. Eli laite ja sitä kautta kustannukset ovat oikeassa linjassa laitteen käyttöön nähden.